Instruks for frivillige på arrangement

Her er instruksar for deg som skal bidra ved arrangement i Volda Campus Sparebank1 Arena. Har du spørsmål, ta kontakt med arrangementansvarleg Jill Skaar Hovde, på telefon 911 19 689.

For å få arrangementa til å gå greit, må vi ved kvar vakt ha:

• 2 personar i kiosk (ved enkel kiosk, held det med ein person)
• 2 personar i sekreteriat
• 2 personar til billettering, reingjering og info/nøkkelutlevering til laga.
• Dersom det på arr.dag også er 1.div kamp, må laga vere forberedt på å bistå kioskteamet under damekampen i tillegg til sitt eige arrangement.

Den kioskansvarlege eller første kioskvakt hentar arr.nøkkel etter avtale hos Linda Engjaberg (tlf.977 90 657) før arrangementet.

Oppmøte

Dørene må vere opne 1,5 time før første kamp og alle vaktene stiller då. Det er mykje arbeid å gjere for alle innan kampstart.

Den som har arr.nøkkel må sørge for å opne/stenge hovudinngangen samt alle andre dører som skal opnast/stengast

I skapet i resepsjonen (rom nr 216) finn de:

• Informasjon/instrukser i perm i skapet (På første side står det oppført kva de finn inne i permen)
• Brukarvegleiing for korleis halde døra åpen (ligg i permen)
• Plakater til opphenging (prisliste for billetter, Billett-plakat, Vipps-plakat osv..)
• Loddbøker som brukast til billetter
• Koffert til sekreteriat (Nettbrett må evt laddast)
• Klokke til sekreteriat (Må evt laddast)
• Munnbind og hansker

Merk at nøkkel til skapet i resepsjonen heng i nøkkelskapet på veggen. Kode 123 for å opne. I dette skapet er også garderobenøklar for lag og dommarar.

Instruksar:

• Kiosk – Heng i kiosken og kan lesast her
• Billettering/registrering – Heng i resepsjonen og kan lesast her
• Sekreteriat – Ligg i koffert til sekreteriatet og kan lesast her

I tillegg ligg same instruksane i permen i resepsjon-skapet.

Husk å lese instruksane grundig, slik at alt vert gjort.

Kiosk:

• Kioskvakta sørger for å starte med klargjering av kiosk straks etter ankomst. Start salget tidlegast mogleg
• Husk å signere oppgjerskjema ved arr.slutt
• Underteikna tek kassaoppgjer kiosk/billett etter arrangment

Sekreteriat:

• Sekreteriatet har ansvar for at bana er klar til bruk og sekreteriatutstyr er på plass. Dei må difor møte i god tid
• Arbeidsoppgåvene står i instruksane for sekreteriat

Husk at dei som er i sekreteriat på første og/eller siste kamp, har ansvaret for å klargjere FØR første kamp og rydde ETTER siste kamp UAVHENGIG  av kven som står som arr.ansvarlege denne dagen.

Billettering, reingjering: Dette er ei oppgåve for to personar uansett om ein har enkel kamp.

Salg av billettar:

• Frå resepsjonen BERRE ved bruk av Vipps. Dei som ynskjer å betale med kort eller kontantar, kjøper og får utlevert billett(lodd) i kiosken
• Der ligg eit skjema for bill.oppgjer i permen. Dette brukast til å få oversikt over billettsalget, samt registrere antal personar ein sender bort til kiosken for billettering der
• Oppgjerskjema for kiosk/billett, leggast på benken i kiosken ved arr.slutt

Husk å signere oppgjersskjema kiosk/billett ved arr.slutt.

Utlevering av garderobenøkkel:

Alle lag og dommarar får utlevert garderobenøkkel. Desse leverer dei tilbake ved avreise. Garderobeoversikt heng på skjermen i vestibylen, og vil elles skrivast ut og leggast i resepsjonen. Merk kva etasje garderobene er i.

• Husk å sjekke og evt rydde garderober før laga kjem. Fellestoalett sjekkast jamnleg
• ALLE garderober SKAL vere låste for å unngå at andre enn laga og dommarane brukar dei
• Dørene mellom korridorane i 1.etg skal også vere låste. Laga går gjennom garderobene når dei skal inn på speleflata.

Informasjon om roma i hallen:

• Kiosk 2.etg: rom nr. 205
• Resepsjon 2.etg: rom nr. 216
• Sekreteriatstolar/bord 1.etg: rom nr. 196
• Reinhaldsrom 1.etg: rom nr. 144
• Lager for papir og andre rekvisitter 1.etg: rom nr. 138
• Lager for papir og andre rekvisitter 2.etg: rom nr. 219 (merka «reinhald»)
• Lager for nedsenka tverrligger (handball-lageret)1.etg: rom nr. 163, evt 176
• Garderober er i 1.etg og 3.etg.
• Kjølelager 2.etg: På høgre side etter døra inn mot kontora
• Søppel: Plast i kjellaren på rom nr. 006, Matavfall i ein dunk til høgre utanfor hovudinngangen, Papir og restavfall i konteiner ved busslomma.

Dører som låsast opp, skal låsast att ved arr.slutt.

Lykke til med arrangementa!!! 🙂